Een handtekening met de vinger, en het geschil vindt niet plaats
Door Nicolas Lemielle, Bestuurder van DigiWall ·
De klant haalt zijn order op, vertrekt, en betwist drie weken later twee van de acht colli ontvangen te hebben. Zonder ontvangstbewijs eindigt de discussie zelden in uw voordeel. Wallify laat de leveringsbon nu ter plaatse ondertekenen, en die handtekening geldt als bewijs.
Ondertekenen op het scherm, of op de eigen telefoon
Twee manieren, naargelang de situatie. Op een aanraakpost, een tablet of een smartphone ondertekent de klant rechtstreeks in Wallify, met de vinger of met de stylus. Verkiest hij zijn eigen telefoon, dan toont Wallify een QR-code: hij scant die, een beveiligde pagina opent bij hem, en daar ondertekent hij.
Die QR-code is twee minuten geldig. Dat is opzettelijk kort: hij dient om de persoon die voor u staat te laten ondertekenen op zijn eigen toestel, niet om een link te versturen die misschien volgende week ondertekend wordt.
Die pagina vraagt hem niets onnodig. Het nummer van de bon, de datum, het bedrag, zijn naam al vooraf ingevuld — die hij kan verbeteren als een collega de goederen aanneemt — en de zone om te ondertekenen. Niets anders.
Wat bewaard wordt, en wat de handtekening tegenstelbaar maakt
Een handtekening alleen zou niet veel bewijzen. Wallify registreert ermee de datum en het uur in universele tijd, alsook de naam van de ondertekenaar. Het is die tijdstempel die een krabbel op het scherm omzet in een bewijselement dat bij betwisting bruikbaar is.
En de QR-code vervalt van zichzelf na twee minuten. Niemand ondertekent een leveringsbon de dag nadien, en niemand laat iemand ondertekenen die er niet bij was.
Waar het telt: bij het ophalen
De ondertekening wordt enkel voorgesteld op een gevalideerde leveringsbon, en een enkele keer — een document dat al ondertekend is, kan het niet opnieuw worden. Zodra de handtekening geregistreerd is, gaat het document naar de toestand ondertekend en is het bewijs aan de levering gehecht, te bekijken vanuit het document.
Het is bij het ophalen aan de toonbank of in het depot dat de winst het duidelijkst is. De chauffeur of de magazijnier heeft geen boekje meer om te laten ondertekenen, geen blad om terug te brengen, geen bon die tussen de kade en het bureau verloren gaat. Wat ondertekend is, zit in het ERP op de seconde waarop de klant de stylus neerlegt.
Een vraag over dit onderwerp? Onze analisten antwoorden u rechtstreeks.